Les services

Réussir votre manifestation implique la mise en œuvre d’un ensemble de services de qualité que nous vous invitons à découvrir. 

LES PRESTATIONS TECHNIQUES

Le QUARTZ CONGRES s’appuie sur une équipe de techniciens professionnels pour construire avec vous votre événement sur les aspects technique et logistique :

  • régie son et lumière,
  • vidéoprojection,
  • captation d’images et vidéotransmission,
  • wifi et connexions internet,
  • aménagements divers : décoration scénique, exposition, configuration des espaces…
  • traduction,
  • signalétique personnalisée (extérieure et intérieure).
LE PERSONNEL D'ACCUEIL

Une équipe de chargés d’accueil intégrée à l’activité vous accompagnera tout au long de votre manifestation :

  • accueil des participants
  • gestion du vestiaire et de la bagagerie
  • remise des badges et de documentations
  • émargement, logistique en salle de conférence, sécurité
LA RESTAURATION

La pointe de Bretagne a la chance de disposer de produits de la mer ou de la terre de tout premier choix. Nous avons sélectionné à votre attention un ensemble de traiteurs qui sauront les accommoder suivant les saisons en s’adaptant à vos exigences. Vous choisirez vous–même votre prestataire dans la liste ci-dessous, sachant qu’ils répondent tous à des critères précis de qualité correspondant à notre cahier des charges.

 

Les pauses café servies au QUARTZ CONGRES sont aussi l’occasion de déguster les nombreuses spécialités sucrées de notre région, la fraise « gariguette », le far breton, lescrêpes, le Kouign Aman, les caramels au beurre salé …    

 

Des produits BIO ou issus du marché équitable vous seront également proposés.

Alain POCHART TRAITEUR


KEMPER GASTRONOMIE

 

LA BUTTE

  • Hôtel Restaurant & Spa - 10 Rue de la Mer
    29260 PLOUIDER
  • Tél. : 02 98 25 40 54 / Fax : 02 98 25 44 17
  • Site internet : www.labutte.fr
 

PENNARUN-LE BIHAN

 
 

 
GESTION DES INSCRIPTIONS

Le QUARTZ CONGRES dispose d’un prologiciel permettant de gérer via internet les inscriptions à votre manifestation. Ce service « clé en mains » est assuré de la conception du bulletin d’inscription à l’accueil des participants, y compris la gestion financière.

DESCRIPTIF

PRÉPARATION

  • Création du bulletin d’inscription (hors édition),
  • Création de documents personnalisés (courrier de confirmation, facture, bon d’échange pour les différentes prestations du congrès, badges, attestations de présence),
  • Paramétrage du bulletin d’inscription pour une mise en ligne sur le site Internet (y compris les différents tests),
  • Paramétrage des états récapitulatifs.

OPTION : Traduction de tous les documents (anglais) sur devis.

TRAITEMENT DES INSCRIPTIONS

  • Réception des bulletins (courrier, fax, mail et Internet),
  • Vérification et enregistrement (y compris éventuels contacts, téléphone ou mail, avec le participant),
  • Edition des documents personnalisés (courrier de confirmation, facture, bon d’échange pour les différentes prestations du congrès, badges, attestations de présence),
  • Expédition d’une lettre de confirmation et de la facture correspondante,
  • Gestion des paiements (y compris 2 relances par courrier),
  • Edition d’états récapitulatifs (liste des participants, règlement) à la demande du client.

NB : Les frais bancaires liés aux virements internationaux sont à la charge des organisateurs.

ACCUEIL DES PARTICIPANTS

  • Enregistrement des participants (le personnel d’accueil inclus) :
  • Emargement,
  • Remise des badges, des bons d’échange prestataires, valisettes et documents relatifs au congrès, cadeaux,
  • Inscription et règlement sur place.


NB : L’accueil est ouvert pendant toute la durée du congrès.


Dans le cadre de cette gestion, le QUARTZ Congrès est mandaté par l’organisateur pour percevoir le règlement des inscriptions.
Cette notion apparaît précisément sur la facture remise à chaque participant et fait apparaître, selon le cas, l’assujettissement à la TVA de l’organisateur.
Un contrat, spécifiant précisément ces informations, est établi entre le QUARTZ et l’organisateur.

A l’issue de la manifestation, un état financier faisant apparaître les recettes (inscriptions des participants) et les dépenses (factures des prestations QUARTZ) est établi.  

GESTION DE L'EXPOSITION

Les coordinatrices Congrès sont à votre disposition pour commercialiser l’exposition liée à votre manifestation :

  • traitement du fichier,
  • conception des messages,
  • relances téléphoniques,
  • suivi administratif,
  • gestion du plan et gestion financière,
  • accueil des exposants.

Ces prestations sont réalisées en totale coordination avec vous.